Property Administrator

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Title: Property Administrator

About Us: D.O. Holdings Inc. is a leading real estate holdings company with a diverse portfolio of residential, hotel, industrial, commercial, and office properties across Canada and the USA. Specializing in the investment, development, and management of high-density, transit-oriented assets, D.O. Holdings is committed to creating functional and lifestyle-enhancing spaces. As we continue to grow, we are looking for a skilled Property Administrator to join our dynamic team.

Role Overview: The Property Administrator will be responsible for the day-to-day administration, tenant relations, and property management support across our portfolio. This role includes coordinating lease agreements, tenant communication, and maintenance, as well as assisting with financial and property documentation. The successful candidate must have a valid driver’s license, access to a personal vehicle, and be able to travel to various properties as needed.

Key Responsibilities:

- Tenant and Lease Management:

o Serve as the primary point of contact for tenants, handling inquiries, concerns, and coordinating lease documentation, renewals, and terminations.

o Coordinate move-ins and move-outs, and communicate with tenants regarding lease terms, rent increases, and notices.

o Assist in property marketing, conduct property showings, and support leasing outreach.

- Property Administration:

o Maintain up-to-date records of lease agreements, insurance documents, tenant

information, and payment histories.

o Support preparation of property reports, budgets, financial statements, and year-

end documentation.

o Ensure accurate records of all property communications, notices, and updates, and

maintain a well-organized filing system.

- Maintenance and Vendor Coordination:

o Coordinate and manage maintenance requests, working with vendors and

contractors to ensure timely repairs and compliance with property standards.

o Oversee construction and renovation tasks as needed, and liaise with city officials

for necessary permits and compliance.

- Financial and Accounting Support:

o Process rent payments, manage accounts payable and receivable, track overdue

accounts, and ensure timely collection of other income (e.g., parking fees).

o Assist with budgeting, expense reporting, cash management, and provide support

to the accounting team on property financials.

o Coordinate with the accounting department for processing payments to vendors

and preparing expense reports.

- Office and Administrative Support:

o Act as the first point of contact for office visitors, phone inquiries, and direct mail

distribution.

o Handle general office duties such as scheduling, correspondence, and maintaining

office supplies.

o Maintain CRM systems (e.g., Salesforce) to manage tenant communications and

ensure data accuracy.

Qualifications:

- Proven experience in property management, real estate administration, or a related field.

- Strong organizational, multitasking, and communication skills, with a focus on customer

service.

- Proficiency in property management software and MS Office Suite; familiarity with real

estate accounting software (e.g., Yardi) is an asset.

- Knowledge of local real estate laws and regulations, especially regarding lease

administration.

- Mandatory: Valid driver’s license and access to a personal vehicle.

- Bilingual in French and English is preferred.

Why Join Us?

This role offers the opportunity to be part of a growing real estate company with a commitment to quality and community impact. We value teamwork, professional development, and fostering strong relationships with our tenants.

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Titre : Administrateur imm

A propos de nous : D.O. Holdings Inc. est une société immobilière de premier plan qui possède un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles, hôtelières, industrielles, commerciales et de bureaux à travers le Canada et les États-Unis. Spécialisée dans l'investissement, le développement et la gestion d'actifs à haute densité et axés sur le transport en commun, D.O. Holdings s'engage à créer des espaces fonctionnels et qui améliorent le style de vie. Dans le cadre de notre croissance, nous sommes à la recherche d'un administrateur de biens qualifié pour rejoindre notre équipe dynamique.

Aperçu du poste : L'administrateur de biens sera responsable de l'administration quotidienne, des relations avec les locataires et du soutien à la gestion des biens dans l'ensemble de notre portefeuille. Ce rôle comprend la coordination des contrats de location, la communication avec les locataires et l'entretien, ainsi que l'aide à la documentation financière et immobilière. Le candidat retenu doit être titulaire d'un permis de conduire valide, avoir accès à un véhicule personnel et être en mesure de se rendre sur différents sites selon les besoins.

Principales responsabilités :

- Gestion des locataires et des baux :

o Servir de point de contact principal pour les locataires, en traitant les demandes, les préoccupations et en coordonnant la documentation des baux, les renouvellements et les résiliations.

o Coordonner les emménagements et les déménagements, et communiquer avec les locataires concernant les conditions des baux, les augmentations de loyer et les avis.

o Aider au marketing de la propriété, effectuer des visites de la propriété et soutenir le travail de sensibilisation à la location.

- Administration des biens :

o Tenir à jour les dossiers relatifs aux contrats de location, aux documents d'assurance, aux informations sur les locataires et à l'historique des paiements.

o Contribuer à la préparation des rapports sur les biens, des budgets, des états financiers et de la documentation de fin d'année.

o Veiller à l'enregistrement précis de toutes les communications, notifications et mises à jour relatives aux biens et maintenir un système de classement bien organisé.

- Entretien et coordination des fournisseurs :

o Coordonner et gérer les demandes d'entretien, en travaillant avec les fournisseurs et entrepreneurs pour assurer des réparations opportunes et la conformité aux normes de la propriété.

o Superviser les tâches de construction et de rénovation selon les besoins, et assurer la liaison avec les fonctionnaires de la ville pour les permis nécessaires et la conformité.

- Soutien financier et comptable :

o Traiter les paiements de loyer, gérer les comptes créditeurs et débiteurs, suivre les comptes en souffrance et assurer la collecte en temps voulu d'autres revenus (par exemple, les frais de stationnement).

o Aider à la budgétisation, à l'établissement de rapports sur les dépenses, à la gestion de la trésorerie et fournir un soutien à l'équipe comptable sur les finances de la propriété.

o Coordonner avec le département de la comptabilité le traitement des paiements aux fournisseurs et la préparation des notes de frais.

- Soutien administratif et de bureau :

o Agir en tant que premier point de contact pour les visiteurs du bureau, les demandes de renseignements téléphoniques et la distribution du courrier direct.

o Traiter les tâches de bureau générales telles que la planification, la correspondance et l'entretien des fournitures de bureau.

o Maintenir les systèmes CRM (par exemple, Salesforce) pour gérer les communications avec les locataires et assurer l'exactitude des données.

Qualifications :

- Expérience confirmée en gestion immobilière, en administration immobilière ou dans un domaine connexe.

- Solides compétences en matière d'organisation, de multitâche et de communication, avec un accent sur le service à la clientèle.

- Maîtrise des logiciels de gestion immobilière et de la suite MS Office ; une bonne connaissance des logiciels de comptabilité immobilière (par exemple, Yardi) est un atout.

- Connaissance des lois et réglementations locales en matière d'immobilier, en particulier en ce qui concerne l'administration du bail.

- Obligatoire : Permis de conduire valide et accès à un véhicule personnel.

- Le bilinguisme en français et en anglais est préférable.

Pourquoi se joindre à nous ?

Ce poste offre la possibilité de faire partie d'une société immobilière en pleine croissance qui s'engage à assurer la qualité et à avoir un impact sur la communauté. Nous valorisons le travail d'équipe, le développement professionnel et l'établissement de relations solides avec nos locataires.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 41 000,00$ à 65 000,00$ par an

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 2025-08-04