Secretaire (H/F) A La Direction Des Ressources Humaines

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Un poste de secrétaire est à pourvoir en remplacement à la Direction des Ressources Humaines, vous travaillerez en trinôme avec les secrétaires de la DRH et en collaboration avec l’Attachée d’administration hospitalière.

Grade : Adjoint administratif.

1. Missions de secrétariat :

- Gestion du courrier et de la boîte mail secrétariat RH : réception, diffusion entre les différents secteurs, suivi de courriers particuliers.

- Accueil téléphonique et physique : Réception, traitement, filtrage et orientation des appels et messages, gestion de l’interphone.

- Organisation de rendez-vous en interne (encadrement, praticiens hospitaliers, personnels de l’établissement, partenaires sociaux) et à l’externe (candidats potentiels, organismes extérieurs…).

- Organisation des réunions : réservation de salles, convocations, préparation des dossiers correspondants, prise de notes éventuelle.

- Rédaction de notes de services et de notes d’information dans le domaine RH : vacances de poste, concours, grèves, composition CSE …

- Rédactions de divers documents : courrier, rapport, compte-rendu, PV.

- Classement et archivage suivant la charte en vigueur au sein de l’établissement.

2. Suivi de dossiers particuliers :

- Organisation des instances telles que le CSE (préparation de l’ordre du jour, réservation de la salle, diffusion de l’ordre du jour et des documents lors de la séance, rédaction du compte rendu…).

- Assistance à la gestion des entretiens professionnels en relation avec l’Attachée (suivi, ajouts d'évalués aux évaluateurs, suivi du circuit de signature, des recours…) via le logiciel GESFORM.

- Préparation et suivi des dossiers de concours (réception des dossiers de candidature, réservation de salle, envoi des convocations et des courriers relatifs aux résultats des concours…).

3. Missions ponctuelles :

- Suivi des grèves (remontées DGOS, syndicats, effectifs minimum, assignations …).

- Gestion des frais de transport (saisie dans le logiciel RH, classement des demandes par mois de paie).

- Gestion des frais de déplacements (vérification des états de frais, classement des papiers véhicules et ordres de mission, saisie sur le logiciel de ressources humaines (RH), envoi des dossiers pour la paie).

4. Profil recherché :

Bac professionnel ou BTS Assistant(e) de Direction souhaité.

Expérience dans la rédaction de comptes rendus.

Bon contact relationnel.

Discrétion professionnelle.

Bonne aisance rédactionnelle et capacité à rédiger des comptes rendus.

Aisance dans la prise de note de réunion.

Bonne connaissance de la réglementation en matière de ressources humaines.

Bonne connaissance de l’EPSM-AL et de la Fonction Publique Hospitalière.

Aptitude à travailler en équipe.

Disponibilité et faculté d'adaptation aux situations.

Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'autonomie.

Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel-Evoluance RH-GEF-BO).

5. Conditions de travail :

Poste à temps complet (35h)

Amplitude horaire : 8h30-17h30

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Rémunération : 2 200,00€ à 2 250,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• Restaurant d'entreprise

Lieu du poste : En présentiel